Pourquoi devriez-vous envisager d’utiliser un ERP pour la comptabilité?

Le premier signe que votre entreprise a besoin d’un système ERP vient souvent de votre service comptable.

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, votre service de comptabilité aura de plus en plus de tâches à accomplir et pas assez de temps pour le faire. Si vous utilisez un système fragmenté de logiciels et de feuilles de calcul pour votre comptabilité, il est temps d’investir dans un système approprié qui aidera votre service de comptabilité à effectuer ses tâches de manière plus simple et plus rapide.

Un système ERP regroupe toutes les fonctions clés d’un progiciel de comptabilité au même endroit: comptes clients, comptes fournisseurs, grand livre, gestion bancaire, budgétisation et toutes les autres tâches de gestion comptable et financière. Vous pouvez utiliser un ERP pour effectuer toutes les tâches de comptabilité, y compris la facturation, les commandes client, les commandes d’achat, le grand livre, les feuilles de présence, les dépenses et les paiements électroniques.

Le fait de disposer de toutes vos informations comptables et financières au même endroit, et de bénéficier de données en temps réel, fera gagner du temps à votre service de comptabilité et lui permettra de mieux gérer les tâches de comptabilité essentielles et d’effectuer de gros travaux plus rapidement.

Mais un ERP fera plus. Non seulement un progiciel de gestion apportera à votre entreprise tous les avantages d’un logiciel de comptabilité, mais également un système de gestion des ressources qui relie l’ensemble de votre activité, facilitant ainsi le suivi des actifs tant matériels qu’immatériels, tels que les ressources humaines et les matériaux. Votre service comptabilité sera en mesure de produire des rapports financiers plus détaillés et plus précis, ce qui vous aidera à mieux comprendre quels secteurs d’activité et quels projets sont rentables.

Et au fur et à mesure que votre entreprise grandira, votre ERP sera en mesure de faire face aux demandes croissantes, car les ERP sont des systèmes logiciels robustes, conçus pour gérer des opérations complexes. Bien qu’investir dans le bon système ERP évolutif ne permettra pas immédiatement à votre organisation d’atteindre de nouveaux sommets, cela vous évitera d’avoir à rejeter les opportunités de croissance en raison de capacités logicielles limitées.

Le bon système ERP vous aidera à répondre à tous vos besoins en matière de comptabilité. Continuez votre lecture pour découvrir nos 5 principales raisons d’investir dans un système ERP pour la comptabilité:

Raison n ° 5 – Des processus plus simples, des données plus cohérentes

Un ERP simplifiera tout ce que votre service de comptabilité fera. Avec un système entièrement intégré, vous ne serez jamais obligé de transférer manuellement des données entre deux plates-formes différentes: en utilisant un ERP intégré pour la comptabilité, les données sont transmises automatiquement, éliminant ainsi la nécessité d’une saisie manuelle des données. Un ERP le rend rapide et cohérent, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise, plutôt que sur la saisie de données.

Un ERP élimine également les erreurs inévitables lors de la saisie manuelle des données. Lorsque vos données comptables ne sont pas saisies correctement, votre analyse et vos rapports seront inexacts. Ces inexactitudes peuvent vous coûter cher et avoir des conséquences sur le plan de la fiscalité et de la conformité. En utilisant un ERP pour la comptabilité et en éliminant la saisie manuelle des données, vous réduirez le nombre d’erreurs et vous donnerez une image beaucoup plus précise de votre situation financière.

Raison n ° 4 – Productivité améliorée

Avec un ERP, bon nombre de vos tâches comptables et financières peuvent être entièrement automatisées.

Un ERP simplifiera les comptes clients et fournisseurs, réduira vos frais généraux et améliorera la gestion de trésorerie et les problèmes de trésorerie. Au lieu de consacrer des heures à la saisie de données (voir raison 1), vos collaborateurs disposeront de plus de temps et d’énergie pour se consacrer à d’autres tâches.

Un ERP augmentera non seulement la productivité de votre équipe comptable, mais vous donnera également une meilleure idée de la situation financière de votre entreprise. Votre équipe comptable sera libéré de la saisie de données pour se consacrer à des tâches plus importantes, telles que la création de rapports financiers détaillés.

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Comme un ERP vous donne accès aux données en temps réel de l’ensemble de votre entreprise, votre équipe comptable vous aidera à suivre vos finances plus que jamais auparavant et vous donnera une plus grande visibilité des finances de votre entreprise, notamment en vous fournissant les informations dont vous avez besoin pour évaluer si les projets sont rentables et doivent être améliorés.

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Raison n ° 3 – Prédiction en temps réel

Nous l’avons déjà dit et nous le répéterons, mais l’accès à des données en temps réel est l’un des principaux avantages de l’utilisation d’un ERP pour la comptabilité (et au-delà). Avec un doigt en temps réel sur le pouls des finances de votre entreprise, il est plus facile de gérer tous les aspects du processus comptable. Cela implique de pouvoir examiner des aspects individuels de l’entreprise à tout moment, tels que:

• Coûts à l’unité, la quantité, les heures, la taille et plus
• Catégories, prévisions, budgets et projets
• Prévisions et analyses d’impact  
• Analyses des flux de coûts et examens historiques des écarts de coûts

Les données en temps réel et une meilleure compréhension des données financières de votre entreprise vous permettent de créer de meilleures prévisions financières, ce qui vous permettra de mieux prévoir les bénéfices et de planifier l’avenir. Vous serez mieux placé pour saisir les opportunités de croissance car au lieu de réagir, vous serez préparé et prêt à relever de nouveaux défis.

Raison n ° 2 – Gestion simplifiée des coûts et des écarts

La gestion de la variance est une autre tâche importante que votre service de comptabilité doit surveiller. En prenant le coût de fabrication et toutes les dépenses connexes et en fournissant une base de référence claire, les dépenses pour tout projet peuvent être plus facilement revues et ajustées pour répondre aux attentes.

Avec un accès aux données en temps réel, vous serez en mesure d’identifier et de traiter rapidement les écarts de coûts par rapport au budget alloué. Un fabricant peut rapidement déterminer précisément pourquoi cet écart se produit et le corriger avant de commencer à réduire ses bénéfices. Si les coûts sont moins chers que prévu, de nouvelles normes peuvent être définies et des conditions favorables préservées.

Les ERP avec leurs puissantes fonctions de reporting offrent la possibilité de revoir les coûts sur une période donnée ou selon une classification spécifique. Cela permet de référencer plusieurs coûts et de créer des tableaux permettant d’analyser la répartition des coûts et de prendre des décisions plus éclairées. Pouvoir analyser les coûts et la rentabilité jusqu’au niveau du client, de la tâche et du produit vous permet de prendre des décisions plus éclairées et de diriger votre entreprise dans la bonne direction, la plus rentable.

Raison n ° 1 – Évolutivité plus facile

Si votre entreprise est en pleine croissance et que vous avez besoin de systèmes et de logiciels en place qui répondent à vos demandes croissantes. L’utilisation de systèmes de comptabilité obsolètes ne vous laissera pas développer vos activités, votre personnel comptable n’aura pas le temps de suivre tous les nouveaux clients et toutes les nouvelles tâches qu’ils doivent effectuer.

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L’évolutivité logicielle est la capacité d’un système à gérer une quantité croissante de travail ou sa capacité à s’adapter à la croissance. L’évolutivité est une qualité cruciale d’un système ERP, car vous serez en mesure de générer de la croissance et d’accroître votre production grâce aux performances opérationnelles rationalisées et à la productivité optimisée qu’un ERP vous fournit.

Le fait de disposer d’une solution logicielle ERP évolutive vous aidera à gérer la croissance et à vous assurer que vous serez en mesure de gérer de nouveaux clients et comptes, à mesure que votre entreprise prospérera.

Conclusion

Le système ERP adapté à votre entreprise de fabrication facilite la comptabilité, vous aide à mieux comprendre la situation financière de votre entreprise et vous rendra finalement plus rentable. Vous pourrez augmenter non seulement l’efficacité de vos services comptables et financiers, mais également celle de votre entreprise.

L’ERP, à tout prix ! Vraiment ? Derrière la question du coût de l’ERP informatique, se cache celle du retour sur investissement (ROI). Avec un tel outil de gestion, une entreprise souhaite se développer et investir au long terme. Mais alors, quel est le bon prix à mettre ? Le marché peut vite faire tourner la tête et les tarifs des éditeurs nous tromper. Coûts classiques ? Coûts cachés ? Effets de levier possibles ? Tarif global ? Explications.

COMBIEN COÛTE UN ERP ?

Le prix d’un ERP est un critère majeur dans le choix d’une solution. Voici 4 clés de compréhension pour définir au mieux le coût d’un logiciel et allouer le bon budget :

1. Ciblage des ERP à la dimension de l’entreprise
2. Construction d’un budget autour de variables obligatoires
3. Identification des coûts cachés
4. Anticipation et mesure d’un futur retour sur investissement

UN PRIX ERP SELON VOTRE PROFIL D’ENTREPRISE

Le budget d’un ERP est donc un sujet épineux. De plus, vous verrez que lors de votre recherche, il en existe pour tous les prix. Comparer les solutions sur la base du prix est évidemment nécessaire, mais encore faut-il les comparer après avoir posé les bons filtres en amont.

En effet, sur le marché des logiciels de gestion, il existe des ERP plus adaptés pour les PME, d’autres pour les grands groupes, des solutions généralistes ou encore des solutions verticalisées dites métiers. Première chose assez simple et pleine de bon sens : le coût d’un logiciel ERP sera grandement fonction de votre profil d’entreprise.

Si vous changez de logiciel, vous le savez déjà, mais si vous intégrez pour la première fois un ERP, beaucoup de critères sont fonction de :

1. La taille d’entreprise
2. L’organisation
3. La présence ou non à l’international
4. Les bases de données existantes
5. L’écosystème, etc.

Cette liste de critères, non exhaustive, représente votre profil d’entreprise. A partir d’un profil bien établi, il sera bien plus facile d’orienter ses recherches vers tel ou tel ERP pour affiner les fourchettes de prix logiciel.

COMMENT DEFINIR SON BUDGET ERP ? 5 VARIABLES COMMUNES A TOUT CALCUL

Le coût d’un ERP est majoritairement associé à 5 grands postes de dépense dont la valeur peut varier très fortement selon la taille du projet, du service et du support nécessaire :

1. Typologie du logiciel : On-premise ou SaaS
2. Installation de la solution
3. Niveau de personnalisation du logiciel
4. Maintenance nécessaire à l’évolution de l’ERP pour l’entreprise
5. Besoins de formation des utilisateurs

1. Tarif licence et tarif abonnement

Le budget ERP va en partie dépendre de la typologie du logiciel. C’est-à-dire entre l’acquisition de licences, l’ERP on-premise, ou une utilisation en ligne, l’ERP en mode SaaS. Un coût concret « facilement » mesurable.

Un ERP on-premise demande un investissement de départ plus conséquent avec l’achat de licences et du matériel adéquat. Les mises à jour peuvent aussi rajouter des coûts sans oublier qu’il est préférable de disposer de bonnes ressources informatiques internes.

L’ERP SaaS repose sur le principe du cloud. Son coût est lié à un abonnement mensuel souvent moins cher qu’une licence incluant notamment l’installation et la maintenance. Un logiciel de gestion cloud permet aussi plus de flexibilité, mobilité et praticité.

Quel que soit la typologie du logiciel, le prix dépendra aussi du nombre d’utilisateurs qu’il faut connaître précisément. En effet, il peut être possible d’obtenir des tarifs avantageux auprès des éditeurs en fonction du nombre final.

2. L’intégration de la solution

Cette phase correspond à l’implémentation et au déploiement du logiciel ERP au sein d’un système d’information existant.

Cette intégration peut être réalisée sous différentes méthodologies (agile) en fonction de vos besoins. Elle se fait généralement par lots et comprend le développement, les tests ou paramétrage et la phase de recette.

Le coût d’intégration d’un ERP dépend :

1. Du temps passé
2. De la solution choisie
3. De l’option technologique
4. De l’infrastructure en place

Le calcul se base sur un tarif journalier d’un consultant pour une solution précise. Là encore, les prix sont très variables. A partir de 600/700€ à parfois le double, le triple voir plus.

3. Le degré de personnalisation de l’outil

Face à une concurrence intense, certaines entreprises décident d’aller plus loin dans la couverture fonctionnelle de leur système ERP et optent pour un logiciel de gestion métier.

Par ce type de solution de gestion, les éditeurs et intégrateurs veulent répondre à des demandes pointues pour tel ou tel secteur d’activité. On pense au secteur pharmaceutique, aux sociétés de services ou encore à la gestion à l’affaire.

Evidemment un ERP métier demandera l’intégration de modules complémentaires ou des développements spécifiques. Donc plus de temps et des journées de travail supplémentaire. Cependant, les retours clients sur les bénéfices se veulent largement supérieurs.

4. La maintenance du logiciel

La maintenance d’un logiciel ERP est indispensable. Elle vous garantit une continuité de services et l’excellence d’un système que les entreprises gardent en moyenne 10 ans. Elle fait donc logiquement partie des coûts récurrents.

La maintenance comprend notamment les mises à jour mineurs et majeures concernant des évolutions technologies, informatiques et/ou règlementaires.

Les tarifs et frais liés à ce poste de dépense sont, en premier lieu, fonction de la technologie de l’ERP. Avec des licences on-premise, les opérations de montée de version ne sont généralement pas incluses. Dans ce cas, vous aurez droit à des coûts additionnels. Avec un logiciel en mode SaaS, les mises à jour sont comprises dans le prix de l’abonnement, lequel peut évoluer en fonction de la politique tarifaire d’un éditeur.

Le degré de personnalisation d’un ERP est aussi à prendre en compte lors du calcul. Pensez à demander toutes précisions sur ce sujet à l’intégrateur ou à l’éditeur.

5. La formation utilisateur

Afin d’exploiter votre nouveau logiciel ERP de manière optimale, il sera nécessaire de passer par l’étape de la formation de vos utilisateurs finaux.

Un changement ERP ou l’implémentation d’un nouvel outil n’est jamais simple pour des collaborateurs d’une entreprise. Plus vite ils seront formés, plus vite ils seront opérationnels et pourront optimiser leur travail.

Les prix de formation sont là aussi variables et dépendent entre autres du logiciel, de son ergonomie et de votre intégrateur.

LES COUTS CACHES DU LOGICIEL ERP

Mieux vaut ne pas se mentir. Les coûts cachés sont inhérents à tout projet informatique d’entreprise et l’ERP ou le CRM n’y coupent pas. Justement, tout l’enjeu d’un bon budget ERP réside dans l’analyse et l’identification de ces coûts cachés.

Comment les prévenir pour qu’ils soient le plus infime possible et facile à absorber ? Voici quelques pistes à explorer :

1. L’avant-projet et la sélection d’un ERP : A cette phase, un certain nombre de personnes seront dédiées à une tâche qui demande du temps et parfois trop. Veillez à la bonne constitution et organisation de cette équipe projet.
2. Les montées de version en mode On-premise : Si vous optez pour l’achat de licences, demandez et étudiez avec attention les roadmaps produits des ERP de votre sélection finale. Anticipez les mises à jour et projetez les potentiels coûts supplémentaires dans votre calcul.
3. Une couverture fonctionnelle incomplète : Si lors de l’étape du cahier des charges, vous avez oublié ou pas assez insisté sur des fonctionnalités nécessaires à votre activité, l’intégrateur sera obligé de passer plus de temps et de ressources.

COUT MAIS AUSSI RETOUR SUR INVESTISSEMENT POUR SA GESTION D’ENTREPRISE

Si au lieu de penser coût logiciel ERP, on pensait retour sur investissement (ROI) ERP. Si au lieu de toujours comparer des prix, on estimait et calculait aussi un ROI. Et pour finir, si au lieu d’analyser uniquement des coûts, on prenait de la hauteur pour inclure des bénéfices à court, moyen et long terme.

Machinalement, les entreprises peuvent s’arrêter au coût d’une solution ERP à l’allocation du budget nécessaire. Finalement, le meilleur investissement ERP pour un client est souvent réalisé à la suite du calcul des coûts par rapport à un ROI.

La question n’est plus seulement combien coûte un ERP mais plutôt quel prix ERP pour quel retour sur investissement.